Durée de conservation des registres comptables obligatoires

1.1. Le livre-journal

Le livre-journal enregistre chronologiquement tous les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise. Chaque opération doit être inscrite jour par jour, opération par opération. Ce document est obligatoire pour toutes les entreprises soumises à une obligation comptable.

Format : Papier ou dématérialisé (avec garantie d'intégrité)

1.2. Le grand livre

Le grand livre récapitule l'ensemble des opérations enregistrées dans le livre-journal, classées par compte selon le plan comptable général. Il permet d'obtenir une vision synthétique de chaque compte et de suivre l'évolution des postes comptables.

Format : Papier ou dématérialisé

1.3. Le livre d'inventaire

Le livre d'inventaire récapitule les éléments d'actif et de passif de l'entreprise à la clôture de chaque exercice. Il permet de justifier le contenu du bilan et constitue une pièce essentielle pour l'établissement des comptes annuels.

Format : Papier ou dématérialisé

Note : Depuis 2016, les micro-entreprises et petites entreprises peuvent être dispensées de livre d'inventaire sous certaines conditions.

2.1. Les factures d'achat

Les factures d'achat constituent les pièces justificatives des dépenses de l'entreprise. Elles doivent comporter toutes les mentions obligatoires (numéro, date, identité du fournisseur, description, montant HT, TVA, montant TTC) et être conservées dans l'ordre chronologique ou par fournisseur.

Support : Papier ou électronique (avec garantie d'authenticité et de lisibilité)

2.2. Les factures de vente

Les factures de vente émises par l'entreprise doivent être conservées en double exemplaire : l'original est remis au client, le duplicata est conservé par l'entreprise. Elles constituent la preuve des créances et des recettes de l'entreprise.

Obligation : Numérotation séquentielle et continue obligatoire

2.3. Les bons de commande

Les bons de commande matérialisent l'engagement contractuel entre l'entreprise et ses fournisseurs ou clients. Ils constituent des pièces justificatives importantes en cas de litige commercial.

2.4. Les bons de livraison

Les bons de livraison attestent de la réception ou de l'expédition des marchandises. Ils constituent des preuves essentielles en cas de contestation sur la quantité ou la qualité des produits livrés.

2.5. Les relevés bancaires

Les relevés bancaires permettent de justifier les mouvements de trésorerie et de rapprocher les écritures comptables avec les opérations bancaires réelles. Ils sont indispensables pour établir les rapprochements bancaires.

Recommandation : Conserver également les talons de chèques pendant 5 ans (Article L.110-4 du Code de commerce)

2.6. Les pièces de caisse

Les pièces de caisse (tickets, reçus, notes de frais) justifient les mouvements d'espèces. Elles doivent être conservées même si elles concernent de petits montants, car elles constituent des justificatifs comptables à part entière.

3.1. Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes)

Les comptes annuels constituent la synthèse de l'activité comptable de l'exercice. Ils comprennent le bilan, le compte de résultat et l'annexe. Ces documents doivent être approuvés par l'assemblée générale et déposés au greffe du tribunal de commerce pour les sociétés commerciales.

Publicité : Dépôt obligatoire au greffe dans le mois suivant l'approbation (6 mois après la clôture)

3.2. Les balances comptables

Les balances comptables récapitulent l'ensemble des comptes avec leurs soldes débiteurs et créditeurs. Elles constituent des documents de travail essentiels pour l'établissement des comptes annuels et les contrôles comptables.

3.3. Les journaux auxiliaires

Les journaux auxiliaires (achats, ventes, banque, caisse, opérations diverses) détaillent les opérations par nature avant leur centralisation dans le livre-journal. Ils facilitent la tenue de la comptabilité et les contrôles.

4.1. Les fiches d'immobilisation

Les fiches d'immobilisation retracent l'historique de chaque bien immobilisé : date d'acquisition, valeur d'origine, durée d'amortissement, dotations annuelles, valeur nette comptable. Elles sont essentielles pour justifier les amortissements et les plus-values de cession.

Durée de conservation : 10 ans après la sortie du bien de l'actif

4.2. Les tableaux d'amortissement

Les tableaux d'amortissement détaillent le calcul des dotations aux amortissements pour chaque catégorie d'immobilisation. Ils constituent des pièces justificatives des charges comptabilisées.

Durée de conservation : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice

4.3. Les contrats de crédit et d'emprunt

Les contrats de crédit, d'emprunt et de prêt doivent être conservés pendant toute la durée du contrat et au-delà pour justifier les écritures comptables et les flux financiers.

Durée de conservation : 10 ans à compter du remboursement final

Référence légale complémentaire : Article 2224 du Code civil

4.4. Les contrats de location et de crédit-bail

Les contrats de location (mobilière ou immobilière) et de crédit-bail doivent être conservés pour justifier les charges locatives et les engagements hors bilan.

Durée de conservation : 10 ans à compter de la fin du contrat.

5.1. Organisation et classement

• Classer les documents par exercice comptable.
• Organiser les factures par ordre chronologique ou par tiers.
• Numéroter les pièces justificatives.
• Établir un plan de classement clair et cohérent.
• Tenir un inventaire des archives comptables.
  
  

5.2. Dématérialisation et archivage électronique

La dématérialisation des documents comptables est autorisée sous réserve de garantir :

• L'authenticité : l'origine du document doit être certaine.
• L'intégrité : le document ne doit pas pouvoir être modifié.
• La lisibilité : le document doit rester lisible pendant toute la durée de conservation.
• La pérennité : le support et le format doivent garantir la conservation à long terme.

Référence : Article L.123-22 du Code de commerce et norme NF Z42-013.

5.3. Sécurisation et sauvegarde

• Protéger les documents contre les risques d'incendie, d'inondation et de vol.
• Pour les documents électroniques : effectuer des sauvegardes régulières sur plusieurs supports.
• Limiter l'accès aux documents comptables aux personnes autorisées.
• Prévoir un local d'archivage adapté pour les documents papier.
  
  

5.4. Destruction des documents

À l'expiration du délai de conservation de 10 ans, les documents comptables peuvent être détruits de manière sécurisée. Il est recommandé de :

• Établir un procès-verbal de destruction.
• Conserver une liste des documents détruits.
• Utiliser un prestataire certifié pour la destruction sécurisée (broyage, incinération).